Délai de remboursement des notes de frais : que dit la loi ?

Contrairement au versement du salaire, le Code du travail ne fixe pas de nombre de jours précis pour rembourser une note de frais. Il impose seulement que l'employeur agisse dans un "délai raisonnable" à compter de la soumission de la note, cette notion étant appréciée au cas par cas par les tribunaux en cas de litige.

Faute de texte chiffré, la pratique RH et la jurisprudence retiennent généralement un délai de l'ordre d'un mois entre la soumission d'une note de frais complète et son remboursement effectif, comme référence de "délai raisonnable". Un retard important et répété peut, dans certains cas, être requalifié en retenue sur salaire — ce qui est interdit.

L'article L3245-1 du Code du travail fixe à 3 ans le délai pendant lequel un salarié peut réclamer le paiement de sommes dues, y compris le remboursement de frais professionnels, à compter du jour où il a eu connaissance des faits lui permettant d'agir. Passé ce délai, la demande peut être rejetée pour prescription.

Le gestionnaire voit en temps réel les notes en attente de validation dans son tableau de bord, avec une notification dès qu'une nouvelle note est soumise — plus de risque qu'une demande de remboursement reste oubliée dans une boîte mail ou une pile de papier, ni qu'un doublon passe inaperçu.

Le Code du travail ne fixe pas de délai chiffré de remboursement des frais professionnels, seulement un principe de "délai raisonnable" apprécié au cas par cas. Délai de prescription de l'action en paiement : article L3245-1 du Code du travail (3 ans). Ces règles peuvent évoluer : consultez votre expert-comptable ou un juriste en cas de doute sur un cas précis.