Publié le 17/09/2026
Une note de frais validée et remboursée n'a pas vocation à être jetée aussitôt : plusieurs durées de conservation légales s'appliquent, selon l'angle sous lequel un contrôle pourrait intervenir.
Les pièces justificatives comptables — dont les notes de frais et leurs justificatifs — doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, au même titre que les livres et registres comptables (article L123-22 du Code de commerce).
Pour un contrôle de l'administration fiscale, la durée est différente : 6 ans pour un document conservé au format papier, ramenée à 3 ans lorsque le document a toujours existé sous forme numérique (Livre des procédures fiscales). En pratique, mieux vaut retenir la durée la plus longue des deux régimes, soit 10 ans, plutôt que de devoir distinguer document par document.
Depuis un décret de 2019, un justificatif de note de frais numérisé (photo ou scan) peut avoir la même valeur légale que l'original papier, sous certaines conditions de fidélité de la numérisation. Cela signifie qu'il n'est en général plus nécessaire de garder les tickets papier une fois qu'ils ont été correctement enregistrés numériquement.
Chaque justificatif joint à une note reste accessible et rattaché à celle-ci dans l'appli, sans dossier papier à archiver à part — et un export complet des données de l'entreprise reste disponible à tout moment si besoin de sortir ces informations pour un contrôle ou une clôture d'exercice.
Durée de conservation des documents comptables (livres, registres, pièces justificatives) : article L123-22 du Code de commerce (10 ans). Durée de conservation pour un contrôle fiscal : articles L102 B et L13 du Livre des procédures fiscales (6 ans pour les documents papier, 3 ans pour une conservation exclusivement numérique). Synthèse et mise en contexte : economie.gouv.fr — Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?. Ces règles peuvent évoluer : vérifiez la version en vigueur ou consultez votre expert-comptable en cas de doute.