Compeo pour une entreprise
Vos employés saisissent leurs frais, vous les contrôlez, puis vous les clôturez une fois remboursés. Rien n'est automatique : c'est vous qui faites avancer les notes.
Le parcours d'une note de frais
- L'employé soumet sa note. Elle arrive dans « Notes de frais » avec le statut « Soumise », et vous êtes prévenu(e). Les notes « Brouillon » ne sont pas visibles : l'employé n'a pas fini.
- Vous la validez ou la refusez. Ouvrez la note pour contrôler le justificatif, puis « Valider » ou « Refuser » (un motif est demandé). L'employé est prévenu par notification et par e-mail : une validation lui annonce que le remboursement est à venir, un refus lui indique votre motif. Vous pouvez aussi traiter plusieurs notes d'un coup depuis la liste.
- Vous la marquez « Payée » après le remboursement. « Validée » veut seulement dire « acceptée ». Quand vous avez remboursé l'employé (virement, paie...), cliquez sur « Marquer comme payée », une note ou plusieurs à la fois. C'est cette étape qui clôture la note.
Pourquoi marquer « Payée » ? C'est ce qui permet de savoir ce qu'il reste à rembourser, ce que chaque employé a déjà reçu (il voit « Remboursé ce mois-ci » sur son tableau de bord) et d'exporter proprement pour votre comptable. Sans cette étape, les notes restent « Validées » indéfiniment.
Les statuts
- Brouillon : saisie en cours chez l'employé, rien à faire.
- Soumise : à traiter par vous.
- Validée : acceptée, à rembourser puis à marquer payée.
- Refusée : refusée avec un motif, l'employé est prévenu.
- Payée : remboursée, note clôturée.
Mettre en place votre équipe
- Employés : invitez-les depuis « Employés » ; ils reçoivent un e-mail pour créer leur accès. Le nombre d'employés dépend de votre offre.
- Vos propres notes : vous pouvez saisir vos frais dans « Mes notes perso ».
- Comptable : avec l'option « Accès comptable », rattachez votre comptable : il consulte et exporte vos notes sans toucher à rien.
- Exports : PDF, Excel ou CSV par période, employé ou statut. L'export automatique envoie les notes à votre comptable à la fréquence de votre choix.
- Annulations : un employé peut demander l'annulation d'une note envoyée ; vous l'acceptez ou la refusez. Une note déjà payée puis annulée n'annule pas le remboursement : si l'employé en saisit une nouvelle à la place, une alerte « Remplace une note annulée déjà payée » vous prévient pour que vous régularisiez avant de payer à nouveau.
- Quota de notes : le nombre de notes par mois (frais kilométriques compris) est partagé par toute l'entreprise, selon votre offre. Il est affiché sur votre tableau de bord et dans « Mon abonnement ».
Les pastilles que vous verrez
Les statuts d'une note (survolez une pastille pour son explication) :
| Brouillon | Note enregistrée mais pas encore envoyée. |
| Soumise | Note envoyée par l'employé : à valider ou à refuser par vous. |
| Validée | Note acceptée par vous : à rembourser puis à marquer « Payée ». |
| Refusée | Note refusée avec un motif ; l'employé en a été prévenu. |
| Payée | Note remboursée : elle est terminée. |
| Annulée | Note annulée : elle reste visible mais ne compte plus dans les totaux ni dans les statistiques. |
| Annulation en attente | Un employé demande l'annulation d'une note : à accepter ou à refuser par vous. |
Les alertes (colonne « Alertes » de la liste des notes) :
| 🚨 Doublon possible | La note ressemble peut-être à une note déjà saisie (même montant le même jour, même trajet ou même justificatif). Ce n'est qu'une alerte : vérifiez, la note reste traitable normalement. |
| 📎 Sans justificatif | Aucun justificatif n'est joint à la note : pensez à le demander avant de valider. |
| ⚠️ Montant inhabituel | Montant nettement supérieur à la moyenne habituelle des notes de la même catégorie. |
| ⚠️ Remplace une note annulée déjà payée | Une note très proche a été payée puis annulée. Ce n'est pas un doublon, mais vérifiez que le premier remboursement a été régularisé avant de payer cette note. |
Les comptes dans « Employés » :
| 3 / 10 employés | Nombre d'employés de votre équipe par rapport à ce que permet votre offre. La pastille devient rouge quand la limite est atteinte : passez à une offre supérieure ou ajoutez des utilisateurs en option. |
| Actif | Compte employé en service. |
| Verrouillé | Compte en lecture seule : l'employé peut consulter ses notes mais ne peut plus rien saisir ni exporter (décision du gérant, inactivité prolongée ou société verrouillée). |
| Inactif / Suspendu | Compte désactivé : l'employé ne peut plus se connecter. |
