Compeo pour un employé
Votre entreprise utilise Compeo : vous saisissez vos frais, votre responsable les valide, puis ils vous sont remboursés. Voici qui fait quoi.
Le parcours d'une note de frais
- Vous créez la note. Photographiez le justificatif : la date, le montant et la TVA sont lus pour vous. Choisissez « Soumettre la note » pour l'envoyer, ou « Enregistrer en brouillon » pour la terminer plus tard (un brouillon n'est visible de personne).
- Votre responsable la valide ou la refuse. Il est prévenu de votre note. S'il la refuse, il indique un motif que vous retrouvez dans la note ; vous êtes prévenu(e) par notification et e-mail.
- Elle passe « Payée ». Une fois votre remboursement effectué, votre responsable marque la note comme payée. Vous n'avez rien à faire : vous ne pouvez pas la marquer payée vous-même.
Pourquoi ma note est « Validée » et pas « Payée » ? « Validée » veut dire que votre responsable accepte la dépense. « Payée » veut dire que le remboursement a été effectué. La note n'est terminée que lorsqu'elle est « Payée ».
Les statuts
- Brouillon : enregistrée, pas encore envoyée.
- Soumise : envoyée, en attente de décision de votre responsable.
- Validée : acceptée, en attente de remboursement.
- Refusée : refusée, avec un motif visible dans la note.
- Payée : remboursée, la note est terminée.
Bon à savoir
- Commentaires : vous pouvez ajouter un commentaire à une note pour donner un contexte à votre responsable.
- Annuler une note envoyée : demandez l'annulation avec un motif, votre responsable l'accepte ou la refuse. Si la note était déjà payée, l'annuler ne change pas le remboursement reçu : il faudra le régulariser avec votre responsable.
- Frais kilométriques : indiquez le départ et l'arrivée, l'indemnité est calculée avec le barème fiscal et le détail s'affiche pour que vous le vérifiiez.
- Quota mensuel : le nombre de notes (frais kilométriques compris) est partagé par toute l'entreprise ; il est affiché sur votre tableau de bord.
- Mobile : l'application Android permet de photographier un ticket au moment de la dépense.
Les pastilles que vous verrez
Les statuts d'une note (survolez une pastille pour son explication) :
| Brouillon | Note enregistrée mais pas encore envoyée. |
| Soumise | Note envoyée, en attente de la décision de votre responsable. |
| Validée | Note acceptée par votre responsable, en attente de remboursement. |
| Refusée | Note refusée : le motif est indiqué dans le détail de la note. |
| Payée | Note remboursée : elle est terminée. |
| Annulée | Note annulée : elle reste visible mais ne compte plus dans les totaux ni dans les statistiques. |
| Annulation en attente | Vous avez demandé l'annulation : votre responsable doit répondre. |
Les alertes :
| 🚨 Doublon possible | La note ressemble peut-être à une note déjà saisie (même montant le même jour, même trajet ou même justificatif). Ce n'est qu'une alerte : vérifiez, la note reste traitable normalement. |
Si votre compte est « verrouillé », il passe en lecture seule : vous pouvez tout consulter, mais plus rien saisir ni exporter. Un message en haut de page l'indique alors.
