Comment faire une note de frais ?

Toute note de frais doit être appuyée par un justificatif (facture ou ticket), lisible, mentionnant la date, le montant et, idéalement, le détail de la TVA. Un justificatif manquant est le premier motif de refus par un gestionnaire.

• Date de la dépense
• Montant TTC et taux(s) de TVA appliqué(s)
• Catégorie de dépense (repas, transport, hébergement...)
• Motif ou contexte professionnel, surtout pour un repas ou un déplacement

Une fois complétée, la note est transmise à un gestionnaire (responsable, service comptable) qui la valide, la refuse ou demande une précision. Un commentaire explicite en cas de dépense inhabituelle accélère la validation.

Une fois validée, la note est intégrée au prochain cycle de remboursement de l'entreprise. Conserver une trace de chaque étape (soumission, validation, paiement) permet de lever rapidement le doute en cas de question.

La photo du justificatif suffit à pré-remplir automatiquement la date, le montant et la TVA. La note passe ensuite directement en validation, avec notification immédiate du gestionnaire. Découvrir le fonctionnement complet.