Note de frais pour indépendant

Un freelance n'a pas d'employeur qui lui rembourse ses frais, mais la note de frais reste utile dans trois situations :

• Refacturer un client : un déplacement, un hébergement ou un achat engagé pour une mission se détaille sur une note jointe à la facture.
• Suivre ses dépenses professionnelles : savoir ce que chaque mission coûte réellement.
• Préparer sa comptabilité : si vous êtes au régime réel, vos frais professionnels se déduisent de vos résultats sur justificatifs.

Si vous êtes en micro-entreprise, les frais ne se déduisent pas un par un (un abattement forfaitaire s'applique) : voir notre article sur l'auto-entrepreneur.

Pour chaque dépense, notez ce qui permet de la justifier :

1. La date et le fournisseur (restaurant, hôtel, train…).
2. Le montant TTC, la TVA (si vous la récupérez) et le moyen de paiement.
3. Le motif professionnel : mission, client, objet du déplacement.
4. Le justificatif : photo lisible du ticket ou PDF de la facture.

Pour vos trajets en voiture, vous pouvez calculer des indemnités kilométriques selon le barème : voir notre guide des indemnités kilométriques. Un modèle prêt à remplir est disponible ici : modèle de note de frais Excel gratuit.

Avec un compte particulier Compeo, vous saisissez vos notes de frais et les transmettez directement par e-mail à la personne qui vous facture ou vous rembourse, sans qu'une entreprise ait besoin d'être abonnée de son côté. Chaque envoi s'accompagne d'un export PDF et, si vous le souhaitez, des justificatifs.

Vous gardez ainsi une trace de ce qui a été envoyé et de l'état de chaque note (soumise, validée, payée).

Chaque note conserve son justificatif (photo ou PDF), avec un calcul de TVA, y compris plusieurs taux sur un même ticket. Tout reste retrouvable depuis votre compte, sans pile de papiers : voir combien de temps conserver ses notes de frais et les règles de TVA.

• Gratuit pour démarrer, sans carte bancaire ni engagement : voir l'offre gratuite.
• Depuis votre téléphone : l'application Android et le site s'utilisent aussi bien à la sortie d'un restaurant qu'au bureau.
• Lecture automatique des justificatifs pour gagner du temps à la saisie.
• Exports PDF (et CSV / Excel selon l'offre) à joindre à vos factures ou à remettre à votre comptable.

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Un freelance doit-il faire des notes de frais ?
Ce n'est pas une obligation légale, mais c'est utile pour refacturer un client, suivre ses dépenses et, au régime réel, justifier ses frais déductibles.

Peut-on refacturer ses frais à un client ?
Oui, en les détaillant avec leurs justificatifs, selon ce qui a été convenu avec le client. Le traitement comptable et fiscal des frais refacturés dépend de votre situation : demandez conseil à votre expert-comptable.

Quel justificatif garder pour un indépendant ?
Une facture ou un ticket lisible, avec la date, le montant, la TVA et le nom du fournisseur. Une photo numérique bien rangée est plus fiable qu'un ticket papier qui s'efface.

Existe-t-il un logiciel de note de frais gratuit pour freelance ?
Oui : Compeo propose une offre gratuite pour les indépendants, sans carte bancaire. Les quotas restent visibles dans votre tableau de bord.

Les frais d'un freelance sont-ils déductibles ?
Cela dépend de votre régime : en micro-entreprise, un abattement forfaitaire remplace la déduction au réel ; au régime réel, les frais professionnels justifiés se déduisent. Votre expert-comptable vous indiquera ce qui s'applique.

Franchise en base de TVA (seuils, absence de déduction de la TVA) : service-public.gouv.fr, fiche « Franchise en base de TVA ». Régime micro-entreprise et passage au régime réel : service-public.gouv.fr. Votre traitement fiscal dépend de votre régime : consultez votre expert-comptable.